Обмен информацией

Обмен информацией обеспечивает выполнение практически всех функций организации, его называют связующим процессом. Коммуникация рассматривается как средство, с помощью которого «единое целое объединяется». Деятельность организации. Коммуникация является средством, модифицирующим поведение, осуществляющим изменения, реализующим цели.

Бернард рассматривал коммуникацию как средство, объединяющее людей в организацию для достижения общей цели. Деятельность людей невозможна без передачи информации, потому что без неё нельзя добиться координации и осуществления изменений.
Психологи пошли дальше. Они стали интересоваться человеческими аспектами передачи сообщений. Многие исследования в этой области касались вопросов отправления и приёма сообщений, а также препятствий, которые, как они обнаружили, мешали налаживать эффективные коммуникации. Исходя из этих исследований, были разработаны принципы коммуникации, приведённые ниже.
Каждый сотрудник является одновременно источником и получателем информации. Он должен знать когда, что и кому нужно сообщить и какие средства использовать для передачи информации, включая формальные и неформальные каналы коммуникаций.

У эффективной коммуникации много препятствий: плохо сформулированные сообщения, ошибочный перевод, потери в процессе передачи или хранения, невнимательность, неразъясненные предположения, недоверие к автору сообщения, преждевременная оценка.
Негативно влияют личные качества людей и их отношения: неправильная психологическая установка, непонимание важности сообщения, предвзятые мнения, напряженные взаимоотношения, отсутствие интереса, неправильная оценка способностей получателя. Если в этом перечне препятствии будет хотя бы один сбой, то коммуникация будет нарушена.

Замечено, что в устном сообщении при каждой последующей передаче теряется около 30 % информации. Следовательно, совершенно невозможно положиться на устную связь одного уровня с другим. Даже письменные сообщения, сопровождаемые разъяснениями, теряют при передаче часть своего смысла. Серьёзной проблемой является удержание информации в памяти. К сожалению, невнимательное выслушивание является хронической человеческой слабостью.