Принципы эффективной коммуникации

Принципы эффективной коммуникации. Потребность в информации. Информация генерируется там, где она легче всего собирается и редко в областях, где данные не так легко получить. Нехватка информации означает лишь то, что она недоступна; но это не значит, что она не нужна. Люди имеют внутреннее побуждение сообщать имеющуюся информацию многими способами, во многих формах и многим потребителям. Это затрудняет отбор необходимой информации.

Принцип ясности. Сообщение ясно, если оно так выражено и передано таким образом, что принято получателем. Ни одно сообщение не считается законченным, пока оно не понято, а это требует внимания и его нужно проверить.
Принцип целостности Цепь управленческих сообщений - содействие установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества при достижении цели предприятия.

Принцип стратегического использования неформальной организации. Наиболее эффективной коммуникация бывает тогда, когда руководитель использует неформальную организацию в дополнение к каналам коммуникации формальной организации. Поэтому руководители часто обращаются к подчинённым неформальным образом; лично или через других, с просьбой ознакомиться с ситуациями, которые в ином случае не попали бы в поле зрения.

Эффективность коммуникационных каналов низка. Поток деловой информации сверху вниз - 20 %, поток информации снизу вверх - 10 %. Эффективны горизонтальные коммуникации - 90 %. Учитывая этот факт, предприятия не только разрешают, но даже настаивают на перекрестных или горизонтальных каналах коммуникаций для ускорения передач информации и лучшего её понимания. Письменные сообщения имеют определённые преимущества; -они могут быть сохранены в юридических целях. Главное достоинство устной информации - в возможности быстрого и полного обмена сведениями. Однако собеседники не всегда задают уточняющие вопросы, и нет уверенности, что всё в них понято правильно.

Контроль за информацией. В любой организации очевидна для всех руководителей практическая трудность осуществления контроля за коммуникацией. Структура производственной организации в подлинном смысле слова является коммуникационной сетью для сбора, хранения и передачи информации. Плановая программа улучшает своё четкое направление для действий путём сосредоточения на одних сообщениях, отбрасывая другие, чтобы избежать случайных действий. Многие работники страдают от информационной перегрузки. Они могут пропустить определённую информацию, не сумев переработать её.

Поток информации в производственной организации является существенным элементом её функционирования. Есть все основания полагать, что коммуникация будет продолжать оставаться нерешенной проблемой организации. Нужно считать всех руководителей организации ответственными за информацию, которую они запрашивают и передают.

Резервы эффективной информации. Человеческий капитал, а не оборудование, производственные запасы и основные фонды являются краеугольным камнем конкурентоспособности, экономического роста и эффективности. В силу того, что не существует общепринятых процедур оценки затрат на развитие кадров, руководители и службы управления персоналом должны собирать и оценивать информацию о своих работниках. Информация является мощным инструментом развития. Новые производственные организации заставляют руководителя доводить возрастающий объём информации до своих сотрудников. Главное - дать информацию в руки людей, способных её использовать в интересах дела. Самый верный способ добиться этого - обеспечить участие пользователей в разработке системы сбора данных. Сослуживцы вначале категорически возражают против измерения эффективности своего труда. Опасения уменьшаются, когда работникам предоставляется возможность самим разрабатывать мероприятия, которые помогают им эффективно использовать информацию для работы.

Некоторые руководители не хотят делиться информацией со своими подчинёнными из опасения, что она будет использована для «выбивания всякого рода прибавок» (если информация хорошая) или даже деморализует людей (если информация плохая). Однако, не имея информации, работники не могут адекватно реагировать на новые требования. Организация же должна показать своим сотрудникам, что она значит, для них и как можно её разумно использовать.